Der Verein bürgt dafür, dass jeder Euro so effektiv wie möglich ausgegeben wird und Zusatzkosten, insbesondere für den Transport, minimiert werden. Alle Vereinsmitglieder und Helfer arbeiten unentgeltlich und beteiligte Unternehmen stellen ihre Lager- und Logistikkapazitäten kostenlos zur Verfügung, so dass AusErsterHand e.V. nahezu keine Zusatzkosten entstehen.
Aktuell beträgt der Gegenwert eines Hilfstransports mit einem großen LKW rund 10.000 Euro, was rund 10 Tonnen an Hilfsgütern entspricht. Die tatsächliche Ladekapazität hängt von der Größe des jeweils verfügbaren Fahrzeugs ab: kleinere Transporter sind flexibler und fahren öfter. Per Ende August 2022 sind über 70.000 Euro in die Hilfsaktion geflossen.
Bisher wurde ein Großteil der Spendensumme vom Münchner IT-Unternehmer Dimitri Mistetski und seinem Geschäftspartner Dmitry Ivanov, von Dimitris (Geschäfts-)Freund Hubert Hackl sowie von privaten und gewerblichen Einzelspendern aufgebracht (u.a. GoFundMe-Kampagne).
Um die Hilfslieferungen auszubauen und dauerhaft sicherstellen zu können, wurde im Mai 2022 der gemeinnützige Verein AusErsterHand – Ukrainehilfe München e.V. gegründet, der nun auch Spendenquittungen ausstellen kann.
Versendet werden Güter des täglichen Bedarfs, also Nahrungsmittel und Hygieneartikel. Lebensnotwendige Medikamente und Medizinprodukte (z.B. Beatmungsgeräte, Infusionsständer, OP- und Verbandsmaterial) sind ebenfalls ein wichtiger Teil der Lieferungen.
Was genau benötigt wird, erfahren die Mitarbeiter von AusErsterHand e.V. im regelmäßigen Austausch mit dem Partnerverein vor Ort, BlagoDiy, in Winnyzja.
Während die Auffanglager mit ihren Großküchen Bedarf an Verpackungseinheiten für die Gastronomie haben, benötigen die in ihrem Zuhause versorgten Menschen Produkte in Haushaltsgrößen. Jene, wiederum, die in Luftschutzkellern Schutz suchen müssen, oder an vorderster Front kämpfen sind auf Lebensmittel für den sofortigen Verzehr und andere Hilfsgüter angewiesen.
Dem sehr unterschiedlichen Bedarf entsprechend stellt AusErsterHand e.V. verschiedene Typen von Hilfspaketen zusammen, die Zivilisten oder Frontsoldaten mit genau dem versorgen, was sie benötigen. Unzählige Pakete und Tonnen palettierter Waren haben so bereits den Weg in die Ukraine gefunden.